Desafios de workshops bem sucedidos, dicas de uma UX que aprendeu como facilitar pode ser uma tarefa bem difícil

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Workshops podem ser o paraíso ou a perdição entre os processos de uma UX. Confira dicas da UX Designer, Bianca Pinheiro, para facilitar workshops bem sucedidos diante das adversidades.
 
Workshops são a mina de ouro de UX Designers. Isso porque, apesar de grandes conhecedores das proporções da experiência e defensores da empatia, quando precisamos propor ao usuário final a solução perfeita para suas dores mais intrínsecas em relação ao produto ou serviço de nosso clientes, não é sempre que temos o poder de pesquisa direta com as pessoas que utilizam nossa solução.
Dentre as mais variadas ferramentas e métodos de imersão e compreensão do usuário, nos workshops conseguimos trazer os maiores conhecedores do produto e dos stakeholders para um trabalho conjunto: o cliente.
Atuar como facilitadora de workshops trouxe grandes aprendizados para minha carreira como UX. Existem infinitos perfis de clientes com os quais temos que lidar, e em todos eles existem aprendizados valiosos sobre o produto. Estas informações são lapidadas cuidadosamente, coletando insumos distintos e transformando tudo isso em entregas de valor sobre o produto e insights sobre o negócio.

Dicas para realizar workshops bem sucedidos

É esse o nosso papel em workshops — sejam eles inception, lean inception, design sprint ou alguns canvas específicos desenhados e colocados juntos a fim de levantar dados essenciais para criação e evolução de nossos produtos: sermos persistentes, resilientes e criadores de ganho, independentemente do público encontrado ao iniciar seu workshop bem sucedido.
Assim, seguem três dicas de experiências pessoais reunidas entre workshops fáceis e outros não tão fáceis de se facilitar:

A persistência leve

Workshops de imersão, por exemplo, podem durar até dois dias inteiros de trabalho. Então, é essencial ter feito um cronograma no qual caibam pausas para lanchinhos e momentos de quebra-gelo para colocar todas as pessoas envolvidas na mesma vibração.
Depois de cinco ou seis horas juntos em uma sala, olhando e rabiscando exaustivamente sobre post-its coloridos, é comum perdermos a atenção ou a motivação dos participantes. Para evitar estes momentos e tentar manter o ambiente mais leve, tento sempre seguir a rotina de iniciar com um quebra-gelo que levante informações sobre os interesses e as atividades que cada um exerce — assim conseguimos instigá-los a participar mais ativamente com suas expertises.
Além disso, após o almoço ou uma pausa que gere dispersão, nada como um alongamento simples e uma interação motivacional entre os participantes para um workshop de sucesso, não ocupa sequer três minutos e renova as forças para continuar as atividades. E também, estar realmente interessada naquilo que as pessoas produzem, pois temos ali atendentes e gestores, com a mesma relevância de conhecimento, é importante que todos entendam o quanto suas informações farão diferença no sucesso do projeto, sentir-se parte é motivador ao engajamento.

Estar pronta para ressignificar tudo o que foi planejado

A preparação para o workshop me deixa bem empolgada. Planejar cada detalhe de como extrair toda informação necessária para o projeto — através das pessoas que melhor conhecem os processos e usuários atuais — leva a reflexões sobre comunicação, pesquisa de ferramentas e análises criteriosas do que é realmente importante ser explorado diante do propósito do workshop.
É importante estarmos alinhados ao cliente, sobre o que, por que e como cada canvas será executado. Porém, ainda assim, nem sempre o que planejamos corresponde à expectativa do cliente (sim, já aconteceu comigo).
Nesses casos, mantenha a calma. Não é necessário muito mais do que post-its e canetas para mudar completamente uma programação. Primeiro, mostre aos participantes o valor do que foi planejado, pois tangibilizar o que será entregue e como será aplicado ao projeto é importante para apetecer a participação dos envolvidos. Caso ainda assim não satisfaça, não adianta obrigar as pessoas a engolirem o seu planejamento goela abaixo — pause, libere mais cedo pro almoço ou café e reestruture.
Entender a urgência do que está sendo solicitado e agregar valor através disso ao projeto poderá satisfazer os clientes melhor do que o planejado. Por isso, desapego é o primeiro passo para a resiliência em um workshop bem sucedido.

No fim, todos os olhares estão voltados para o resultado

Por mais divertido que tenha sido o workshop ou mais gostoso que seja o lanche que preparamos para o break da tarde, de nada vale se o resultado não gerar muito valor. E eu não posso te dizer o que é o valor, afinal isso está diretamente ligado àquilo que o cliente vê como sucesso de seu produto ou serviço, e esta informação deve ser previamente alinhada entre equipes. Porém, unir todos os insumos organizando os dados e insights é importante para termos visibilidade do que foi levantado e do direcionamento de como e para onde estamos caminhando com o produto.
Workshops são formados por conjuntos de ferramenta valiosas para UX Designers e Writers, pois embasam e destacam argumentos do valor estratégico do design. A soft skill de condução deles é algo completamente possível de aprender e desenvolver — com prática e sensibilidade a diferentes perfis de pessoas e clientes, mergulhar em oportunidades de encontrar soluções através da atuação em workshops é o próprio caminho para aprender e evoluir.


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