Desafios de workshops bem sucedidos, dicas de uma UX que aprendeu como facilitar pode ser uma tarefa bem difícil

Workshops podem ser o paraíso ou a perdição entre os processos de uma UX. Confira dicas da UX Designer, Bianca Pinheiro, para facilitar workshops bem sucedidos diante das adversidades.

 

Workshops são a mina de ouro de UX Designers. Isso porque, apesar de grandes conhecedores das proporções da experiência e defensores da empatia, quando precisamos propor ao usuário final a solução perfeita para suas dores mais intrínsecas em relação ao produto ou serviço de nosso clientes, não é sempre que temos o poder de pesquisa direta com as pessoas que utilizam nossa solução.

Dentre as mais variadas ferramentas e métodos de imersão e compreensão do usuário, nos workshops conseguimos trazer os maiores conhecedores do produto e dos stakeholders para um trabalho conjunto: o cliente.

Atuar como facilitadora de workshops trouxe grandes aprendizados para minha carreira como UX. Existem infinitos perfis de clientes com os quais temos que lidar, e em todos eles existem aprendizados valiosos sobre o produto. Estas informações são lapidadas cuidadosamente, coletando insumos distintos e transformando tudo isso em entregas de valor sobre o produto e insights sobre o negócio.

Dicas para realizar workshops bem sucedidos

É esse o nosso papel em workshops — sejam eles inception, lean inception, design sprint ou alguns canvas específicos desenhados e colocados juntos a fim de levantar dados essenciais para criação e evolução de nossos produtos: sermos persistentes, resilientes e criadores de ganho, independentemente do público encontrado ao iniciar seu workshop bem sucedido.

Assim, seguem três dicas de experiências pessoais reunidas entre workshops fáceis e outros não tão fáceis de se facilitar:

A persistência leve

Workshops de imersão, por exemplo, podem durar até dois dias inteiros de trabalho. Então, é essencial ter feito um cronograma no qual caibam pausas para lanchinhos e momentos de quebra-gelo para colocar todas as pessoas envolvidas na mesma vibração.

Depois de cinco ou seis horas juntos em uma sala, olhando e rabiscando exaustivamente sobre post-its coloridos, é comum perdermos a atenção ou a motivação dos participantes. Para evitar estes momentos e tentar manter o ambiente mais leve, tento sempre seguir a rotina de iniciar com um quebra-gelo que levante informações sobre os interesses e as atividades que cada um exerce — assim conseguimos instigá-los a participar mais ativamente com suas expertises.

Além disso, após o almoço ou uma pausa que gere dispersão, nada como um alongamento simples e uma interação motivacional entre os participantes para um workshop de sucesso, não ocupa sequer três minutos e renova as forças para continuar as atividades. E também, estar realmente interessada naquilo que as pessoas produzem, pois temos ali atendentes e gestores, com a mesma relevância de conhecimento, é importante que todos entendam o quanto suas informações farão diferença no sucesso do projeto, sentir-se parte é motivador ao engajamento.

Estar pronta para ressignificar tudo o que foi planejado

A preparação para o workshop me deixa bem empolgada. Planejar cada detalhe de como extrair toda informação necessária para o projeto — através das pessoas que melhor conhecem os processos e usuários atuais — leva a reflexões sobre comunicação, pesquisa de ferramentas e análises criteriosas do que é realmente importante ser explorado diante do propósito do workshop.

É importante estarmos alinhados ao cliente, sobre o que, por que e como cada canvas será executado. Porém, ainda assim, nem sempre o que planejamos corresponde à expectativa do cliente (sim, já aconteceu comigo).

Nesses casos, mantenha a calma. Não é necessário muito mais do que post-its e canetas para mudar completamente uma programação. Primeiro, mostre aos participantes o valor do que foi planejado, pois tangibilizar o que será entregue e como será aplicado ao projeto é importante para apetecer a participação dos envolvidos. Caso ainda assim não satisfaça, não adianta obrigar as pessoas a engolirem o seu planejamento goela abaixo — pause, libere mais cedo pro almoço ou café e reestruture.

Entender a urgência do que está sendo solicitado e agregar valor através disso ao projeto poderá satisfazer os clientes melhor do que o planejado. Por isso, desapego é o primeiro passo para a resiliência em um workshop bem sucedido.

No fim, todos os olhares estão voltados para o resultado

Por mais divertido que tenha sido o workshop ou mais gostoso que seja o lanche que preparamos para o break da tarde, de nada vale se o resultado não gerar muito valor. E eu não posso te dizer o que é o valor, afinal isso está diretamente ligado àquilo que o cliente vê como sucesso de seu produto ou serviço, e esta informação deve ser previamente alinhada entre equipes. Porém, unir todos os insumos organizando os dados e insights é importante para termos visibilidade do que foi levantado e do direcionamento de como e para onde estamos caminhando com o produto.

Workshops são formados por conjuntos de ferramenta valiosas para UX Designers e Writers, pois embasam e destacam argumentos do valor estratégico do design. A soft skill de condução deles é algo completamente possível de aprender e desenvolver — com prática e sensibilidade a diferentes perfis de pessoas e clientes, mergulhar em oportunidades de encontrar soluções através da atuação em workshops é o próprio caminho para aprender e evoluir.


bianca post workshops bem sucedidos

Bianca Pinheiro

Aquariana com ascendente em leão, entusiasta de novas culturas, viajante deste mundo afora de Amsterdã ao Himalaya. Lésbica futurista, militante paciente que gosta de diálogos complexos. Designer de Produto especializada em joias, aprendendo e atuando como UX Designer na construção e evolução de chatbots na Take, defensora do design socialmente justo, economicamente viável e ecologicamente correto.

 

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