Chatbot e gestão de projetos: como se relacionam?

chatbot e gestão de projetos

O uso de chatbots tem chegado a projetos e empresas de vários setores. Esses softwares permitem, entre outras coisas, que o suporte ao consumidor e as vendas de produtos se tornem mais eficazes, atingindo um número maior de pessoas sem comprometer os custos da empresa.

Em projetos internos, o chatbot pode ter um papel-chave. Ele fornece informações cruciais para que o negócio possa criar estratégias mais eficazes e, assim, evoluir diante da concorrência. Além disso, pode também ser uma ferramenta para automatizar o gerenciamento de tarefas e centralizar a base de conhecimentos de um projeto.

Quer compreender como chatbot e gestão de projetos se relacionam? Então acompanhe o post de hoje!

O que é um chatbot?

Chatbots são sistemas de comunicação automatizada via mensagens utilizados para atender às solicitações de usuários e promover interações. Eles podem ser integrados a sites, serviços de atendimento ao consumidor, aplicações de mensagens instantâneas e outros canais digitais.

Incorporando o chatbot em seu dia a dia, a empresa elimina parte da carga de trabalho dos profissionais que atuam diretamente no suporte ao cliente, automatizando a resolução de pequenas demandas.

Além disso, ele pode ser visto como uma ferramenta de vendas — criando novos canais para pessoas adquirirem produtos e serviços — ou para que o time de marketing possa abordar o consumidor.

Qual a importância dos dados dos chatbots para o negócio?

Os chatbots podem ser vistos não só como um mecanismo para facilitar as rotinas de atendimento ao consumidor, mas também como uma ferramenta para aumentar as vendas direta e indiretamente.

Além de ser uma forma eficaz de fornecer produtos aos consumidores, ele também se torna uma fonte de dados importante para que a empresa possa compreender melhor o perfil dos seus clientes.

Esses dados serão cruciais no planejamento do negócio a médio e longo prazo. As políticas de venda conseguirão compreender melhor o perfil do consumidor, os produtos com maiores taxas de vendas, as estratégias de maior sucesso e os fatores que levam pessoas a comprar.

Assim, a empresa poderá criar estratégias de mercado mais inteligentes e com maior rentabilidade.

Como a união entre chatbot e gestão de projetos simplifica o trabalho?

Uma das responsabilidades mais exaustivas em projetos é o gerenciamento das tarefas. O gestor que assume a liderança do projeto deve delegar e monitorar a execução de atividades, organizando-as em cronogramas e planilhas e assegurando que nenhum tipo de obstáculo está prejudicando a execução do trabalho.

Esse tipo de trabalho pode ser automatizado com um chatbot desenhado especificamente para cumprir essas funções. Diversas empresas já adotam esse tipo de solução, tanto com o objetivo de desafogar os líderes de projetos como para organizar melhor as tarefas e o trabalho dos times.

Em equipes que utilizam o framework ágil Scrum como metodologia de projetos, por exemplo, é possível automatizar um bot que pergunta diariamente ao time quais as suas tarefas atuais e tarefas concluídas — criando, ao final da sprint, um relatório que é distribuído para todos envolvidos no projeto. Nesse mesmo sistema, é possível inclusive fazer com que as tarefas concluídas sejam marcadas como feitas no backlog.

Além disso, o chatbot também pode facilitar encontros e reuniões entre o time, consultando cada um sobre a disponibilidade de horários e, assim que chegar a um consenso, marcar o compromisso na agenda de todos.

E quem utiliza técnicas de gerenciamento de projetos tradicionais também pode configurar um chatbot que automaticamente mensura o tempo gasto em cada tarefa e, com base no que ainda precisa ser executado, estima um prazo realista para a conclusão do projeto.

Chatbots podem atuar como ferramenta de documentação?

Claro! Outra funcionalidade interessante para os chatbots na gestão de projetos é a possibilidade de centralizar informações, transformando o bot em uma central de conhecimento sobre o projeto.

Tradicionalmente, projetos sempre geram muita documentação. E, de fato, é importante ter todo tipo de informação relevante registrada para facilitar a consulta e evitar que decisões importantes se percam em conversas e reuniões.

Só que o volume da documentação pode acabar se tornando um obstáculo para o seu acesso. É comum que projetos mais extensos tenham escopos tão longos que ninguém leu o conteúdo na íntegra, nem mesmo o gerente de projetos.

Assim, em vez de um manual imenso que ninguém ousa ler, o conhecimento sobre o projeto pode ser centralizado em um chatbot que responde às perguntas da equipe de forma automatizada. Portanto, se um técnico tem alguma dúvida sobre as especificações de execução de uma tarefa, pode perguntar isso para o chatbot.

Da mesma forma, se um gerente ou cliente quer saber quando determinada funcionalidade de um software ou etapa de uma construção será finalizada, é possível perguntar isso para o chatbot e obter uma resposta precisa e confiável.

É possível unir dados para amentar a performance?

Além dessas sugestões, o chatbot também pode ser integrado a projetos de produtos e serviços como uma ferramenta estratégica, criando oportunidades para que a empresa consiga tomar melhores decisões.

Com esse software, a gestão pode compreender as necessidades de seus consumidores e criar serviços mais precisos e competitivos.

Por meio de rotinas de análise de dados, a empresa avaliará como as abordagens utilizadas impactam suas receitas e identificará o que deve ser modificado. Nesse processo, o apoio de uma empresa especializada em chatbots pode ser fundamental.

Com uma consultoria integrada, a companhia passa a fazer um uso estratégico das informações coletadas por meio dos chatbots. A consultoria poderá identificar como a empresa pode ter a sua gestão de projetos otimizada e tornar suas estratégias de vendas mais eficazes e lucrativas.

Gostou do artigo? Entendeu melhor como funciona a relação entre chatbot e gestão de projetos? Se você quer saber mais sobre como isso pode ser feito, entre em contato conosco!

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