Por que implantar um chatbot na comunicação interna? Entenda aqui

Geralmente conhecidos pelo seu uso na comunicação com clientes, uma tendência que já vem tomando conta das empresas é o uso do chatbot na comunicação interna.

A tecnologia tem facilitado muito o trabalho de setores como o de recursos humanos e o de endomarekting, os responsáveis pela execução das atividades de comunicação e repasse de informações com os colaboradores da empresa.

O uso de chatbot dentro da empresa é algo que será cada vez mais comum nos próximos anos. A seguir, listaremos uma série de motivos para implantar um chatbot na comunicação interna. Confira!

Comunicação direta e facilitada

Um chatbot é uma ferramenta utilizada na comunicação para interagir com as pessoas de forma automática, por meio de plataformas digitais e conversas predefinidas.

Desse modo, no endomarketing, o chatbot também pode ser utilizado para proporcionar uma comunicação mais direta e facilitada entre a organização e os seus colaboradores.

É possível, por exemplo, desenvolver um chat em que novos funcionários tiram dúvidas sobre os processos de trabalho da empresa, quem são chefes de setor, a localização de cada departamento, questões mais burocráticas relacionadas às leis do trabalho e ao regulamento da organização, entre outras.

Melhor relacionamento entre departamentos

O relacionamento entre os departamentos também pode ser facilitado com o uso de chatbots. Isso porque é possível integrar o programa com softwares fechados de troca de mensagens, como o Slack e o Workplace do Facebook.

O chatbot na comunicação interna pode ser aplicado para que sejam enviados dados específicos ou respostas automáticas para dúvidas que são comumente enviadas para um determinado setor da empresa.

Nos casos de empresas que trabalham com freelancers ou no regime home office, ter essa ferramenta pode ser ainda mais interessante para facilitar o acesso a informações por parte dessas pessoas.

Otimização dos projetos do RH

O setor de recursos humanos também pode usar do chatbot para desenvolver e otimizar seus projetos, o que vai desde o momento da seleção para contratar novos funcionários para a empresa.

Em um primeiro momento, é possível, por meio de um chatbot, fazer questionários com os candidatos a ocuparem as vagas disponibilizadas e, em seguida, chamar para uma conversa em pessoa apenas aqueles que se enquadrarem melhor no perfil buscado.

Quando forem organizados eventos internos na empresa, bem como atividades que envolvam todos os colaboradores, os chatbots também podem ser utilizados para repassar informações, enviar lembretes e tirar dúvidas sobre a programação que será desenvolvida, por exemplo.

Um exemplo bacana que aconteceu na Take: Desenvolvemos um bot para a festa de final de ano, como forma de engajar os funcionários com a festa. Com um fluxo simples de navegação, o bot foi feito em menos de duas semanas e informava sobre data, cardápio, drinks e atrações da festa, além de dar dicas sobre o figurino (a festa era temática) e sobre os brindes. Foi um sucesso!

Múltiplas possibilidades de uso

As possibilidades de uso dos chatbots para comunicação interna são muitas, pois, dependendo do canal, é possível utilizar diferentes recursos interativos. Na ferramenta do Facebook, o Workplace, por exemplo, é possível programar mensagens de resposta automáticas, utilizar quick replies e imagens com ilustrações, e ainda enviar broadcasts.

Os botões são interessantes para orientar os colaboradores sobre como a conversa pode ser direcionada. A ideia é que eles possam clicar em botões e, assim, guiar o programa para lhes dar as respostas de que necessitam.

Atendimento 24 horas

Muitas empresas, principalmente as grandes indústrias, têm turnos com horários diferenciados, com colaboradores trabalhando à noite, por exemplo. O problema é que nem sempre há um responsável pelo setor de recursos humanos ou comunicação disponível no horário noturno.

Assim, o chatbot de comunicação interna pode ser utilizado para que todos os colaboradores possam ser atendidos e informados via inbox, por exemplo, independentemente do horário em que estiverem na empresa.

Ajuda com a alta demanda

A demanda de serviços para atender a todos os colaboradores pode ser muito alta, utilizando de muito tempo dos responsáveis pelos setores de RH e endomarketing.

Assim sendo, ter um chatbot pode ser uma alternativa interessante para ajudar com essa demanda, pois todas as mensagens passam a ser respondidas prontamente.

Obviamente, existem situações em que dúvidas muito específicas podem não ser solucionadas pelo sistema. Mas, nesses casos, é possível que seja feita uma intervenção humana, e as respostas, então, são enviadas por atendentes reais.

Atualizações cadastrais

Muitas vezes, as empresas precisam fazer atualizações cadastrais de seus funcionários, com a finalidade de ter informações mais completas sobre formas de contato, dados bancários para depósito dos salários, etc.

Para atualizar essas informações de cadastro, o chatbot pode ser uma excelente ferramenta para que tudo seja feito de forma automática, sem que os colaboradores precisem ser entrevistados individualmente para isso.

Experiência já testada e com a qualidade aprovada

O uso de chatbot na comunicação interna já foi testado e aprovado pela Take, por meio da Ada, o primeiro sistema do tipo desenvolvido para comunicação com funcionários.

A Ada, que recebeu esse nome em homenagem à matemática Ada Lovelace, possibilita que os colaboradores da Take façam consultas sobre assuntos como a marcação de ponto, as políticas internas, legislação trabalhista, entre outros.

A ferramenta também está sendo aprimorada para que novos processos internos — como o controle dos aniversariantes, treinamentos, pesquisas de clima organizacional e onboarding — possam ser realizados por meio dos chatbots.

Os chatbots também possibilitam o desenvolvimento do programa de feedbacks espontâneos da empresa. Tudo isso sempre analisando e identificando os gaps de comunicação e as interações realizadas, para que melhorias possam ser trabalhadas.

Como você pôde perceber, o chatbot na comunicação interna apresenta diversas aplicações, e é importante que os gestores das organizações atentem para essa nova realidade, que pode otimizar o trabalho na sua empresa e fazer com que ela esteja sempre um passo à frente da concorrência.

Os chatbots, inclusive, podem ser úteis para que você diminua gastos na sua organização. Para saber mais sobre esse assunto, recomendamos a leitura do artigo “dicas de ferramentas para reduzir custos na empresa”. Não deixe de conferir!

 

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