Como evoluir seu chatbot através do PDCA: Do (Fazer)

Continuando a série sobre como evoluir seu chatbot com o Ciclo PDCA, chegamos na segunda etapa: a de executar o que foi planejado na fase anterior. Se você não leu os outros textos desta série, já passamos por uma introdução explicando a importância de se usar o PDCA para evolução do seu bot e pela fase de planejamento.

A fase Do do ciclo PDCA é essencial para o desenvolvimento da metodologia e deve ser acompanhada de perto para que as ações sejam executadas de acordo com o Plano de Ação. A seguir, veremos três momentos que compõem a execução do ciclo PDCA e como aplicá-los no seu projeto de chatbot:

Treinamento

Com o planejamento feito, a próxima tarefa é garantir que todos os envolvidos no processo tenham as habilidade necessárias para essa execução. Caso não tenham, o ideal é treinar todos, desde o operacional aos gestores, para promover a capacitação da equipe e garantir o sucesso da aplicação da metodologia.

Continuando o exemplo do bot que usamos no planejamento, o plano de ação que saiu foi implementar a marcação de consulta como evolução de um bot que somente tirava dúvidas sobre a consulta. Para a desenvolvermos essa funcionalidade, vamos precisar pessoas que alterem o fluxo do bot e meçam esses resultados, passando por UX designers, desenvolvedores e analista de dados.

É primordial que todos eles sejam capacitados cada um em sua especialidade e nas ferramentas utilizadas, como o Figma para o UX ou o Power BI para o analista de dados, por exemplo. Se não o forem, a hora de treiná-los é agora.

Execução das atividades

Esta é a hora de colocar a mão na massa. Você tem um plano para executar — por isso, ter um cronograma é essencial para realizar todas as atividades dentro do prazo combinado e manter a equipe focada no resultado. O acompanhamento nesse momento é crucial para garantir o alinhamento entre o planejado e o realizado.

Para o nosso exemplo, temos etapas a seguir para que as atividades aconteçam da melhor forma possível e não haja retrabalho. O primeiro a ser feito é o desenho do novo fluxo com suas novas funcionalidades, afinal, agora esse chatbot vai agendar consultas médicas. Depois disso, é imprescindível marcar os pontos que vamos medir para que as melhorias sejam de fato implementadas e testadas. Temos uma sequência que deve ser acompanhada.

Coleta de dados

Por fim, depois de implementarmos a melhoria, vamos coletar os dados para avaliação na próxima fase do Ciclo PDCA. É importante anotar e evidenciar todos os resultados de cada tarefa concluída, sejam eles positivos ou negativos. Isso permite um aprendizado necessário ao time envolvido para futuras execuções, desse projeto ou outros, e, por incrível que pareça, aprendemos mais com os resultados que não foram tão bons.

E aí, está gostando da série? No próximo texto vamos dar continuidade nessa parte de coleta de dados e aprofundar na avaliação dos resultados com a etapa Check. Essa é a fase que gera o combustível para a evolução e melhoria contínua do seu chatbot, então não deixe de acompanhar. Até a próxima!

E se você está pensando em adotar chatbots na sua estratégia, fale com a Take! ?


marina post fase do do ciclo pdca

Marina Mendes

Analista de Negócios

 

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