O que é PMBOK e como utilizá-lo no projeto chatbot

Entre os profissionais de Gerenciamento de Projetos, há uma forte “competição” para determinar qual guia, framework ou metodologia é soberana e apresentará melhores resultados na gestão dos projetos. Dentre essas metodologias está o PMBOK, uma das mais tradicionais.

Mas o que é PMBOK e porque ele é tão importante?

Conforme já levantado no artigo Metodologia de gestão de projetos: qual a melhor, é um erro criar estereótipos de que a solução X ou Y é a melhor ou pior. Para que esta escolha seja correta, você deve avaliar o contexto em que o projeto está inserido.

É importante salientar que o objetivo deste artigo não é explicar detalhadamente o funcionamento completo do Guia PMBOK — afinal, a sua 6ª edição possui mais de 700 páginas, e não conseguiremos passar todo esse conteúdo aqui.

Mas se você quer entender um pouco mais sobre o que é PMBOK e aprender na prática com nosso exemplo, chega mais.

Afinal, o que é PMBOK?

O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um guia publicado pelo Project Management Institute (PMI) desde 1987 com o objetivo principal de reunir o conjunto de melhores práticas de gestão de projetos. Periodicamente, o Guia PMBOK é atualizado com as práticas vigentes, e uma nova versão é lançada — atualmente, estamos na 6ª edição.

Vale ressaltar que o Guia PMBOK não é uma metodologia em si, uma vez que ele não dispõe de abordagens distintas de acordo com o tipo de projeto. Na verdade, o Guia PMBOK consiste em um padrão que reconhece e define áreas de conhecimento, processos e ferramentas.

Como o PMBOK é estruturado?

Para gerenciar projetos na ótica do PMBOK, é necessária a aplicação de conhecimentos, ferramentas, habilidades e técnicas visando satisfazer seus requisitos. Em projetos de chatbots, por exemplo, os requisitos poderiam estar atrelados à sua data de entrega, skills e qualidade determinada pelo cliente.

Grupos de processos

Entendi o que precisa ser aplicado no meu projeto, mas como me organizar para que isto aconteça?

Para isso, o PMBOK prevê cinco grupos de processos que podem atuar de forma simultânea no decorrer do projeto, listados a seguir.

• Iniciação;
• Planejamento;
• Execução;
• Monitoramento;
• Controle e encerramento.

Áreas de conhecimento

O guia também prevê a organização dos processos em dez áreas de conhecimento. São elas:

• Integração: como o próprio nome induz, essa área de conhecimento visa integrar os vários processos e atividades de gerenciamento de projetos. Isso inclui identificar, definir, combinar, unificar e coordenar.
• Escopo: está relacionado a definir e controlar o que está e o que não está incluído no projeto.
• Cronograma: inclui os processos necessários para gerenciar o término pontual do projeto.
• Custos: Tem o objetivo de planejar, estimar, orçar e controlar os custos do projeto de forma que ele seja finalizado dentro do orçamento aprovado.
• Qualidade: Inclui os processos necessários para incorporação da política de qualidade da organização e os requisitos para o projeto ou produto.
• Recursos: identifica, adquire e gerencia todos os recursos necessários para a conclusão bem-sucedida do projeto.
• Comunicações: visa desenvolver artefatos e implementar atividades para realizar a troca eficaz das informações.
• Riscos: tem objetivo de aumentar a probabilidade e/ou o impacto dos riscos positivos e diminuir a probabilidade e/ou o impacto dos riscos negativos, a fim de otimizar as chances de sucesso do projeto.
• Aquisições: realiza os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto.
• Partes Interessadas: identifica todas as partes que podem impactar ou ser impactadas pelo projeto, analisa as suas expectativas, seu impacto e desenvolve estratégias para o engajamento.

Por fim, cada grupo de processo e área de conhecimento possui processos “menores” que, de fato, são as atividades que serão aplicadas no seu projeto. O Guia PMBOK – 6ª edição possui um total de 49 processos, conforme você pode consultar neste Fluxo de Processos.

Agora que você já sabe o que é PMBOK, é importante destacar que o guia não deve ser utilizado como uma receita de bolo, e isso não é diferente em projetos de chatbots. A ideia principal é saber selecionar quais os processos e boas práticas serão úteis para o seu projeto e utilizar o guia como uma ferramenta de consulta.

Nos últimos artigos, abordamos sobre a aplicação dos conceitos ágeis do Scrum e Lean na gestão de projetos de chatbots. Mas será que os conceitos com vieses tradicionais do Guia PMBOK também se encaixam bem neste tipo de projeto?

Embora projetos de chatbots tenham tendência de aplicar ferramentas ágeis, veremos que vários conceitos do Guia PMBOK podem ser extremamente úteis na construção, gestão e evolução de um bot.

Vamos para o exemplo?

PMBOK na prática: exemplo com projeto de chatbot

Na verdade, cada um dos 49 processos podem ser aplicáveis em qualquer tipo de projeto. Ao aplicar o Guia PMBOK em projetos de chatbots, a pessoa responsável pela gestão deve avaliar quais processos e práticas serão benéficas e poderão aumentar a performance do projeto. Para que esta análise seja feita, vamos simular um projeto de chatbot.

Imagine que você foi selecionado para gerir um projeto de chatbot para a Black Friday, onde a empresa contratante é uma grande rede varejista. O chatbot possuirá as habilidades de fazer sorteios de eletroeletrônicos e enviará notificações de promoções “relâmpago” no dia. Tal empresa possui políticas de qualidade estabelecidas e preza que a solução gere uma ótima experiência para seus usuários.

Como expert do assunto, você logo percebe que o projeto tem data de término estabelecida (cronograma), que as duas principais funcionalidades do chatbot já estão claramente definidas (escopo) e que o cliente preza muito pela boa experiência da solução (qualidade).

Neste exemplo, percebemos que é possível consultar as boas práticas e os processos das áreas de conhecimento de escopo, cronograma e qualidade do Guia PMBOK para o projeto.

Os processos que podem ser utilizados para essas respectivas áreas de conhecimento são caracterizados abaixo.

Escopo:

• Planejar o Gerenciamento do Escopo [Planejamento]
• Coletar os Requisitos [Planejamento]
• Definir o Escopo [Planejamento]
• Criar a Estrutura Analítica do Projeto [Planejamento]
• Validar o Escopo [Monitoramento e Controle]
• Controlar o Escopo [Monitoramento e Controle]

Cronograma

• Planejar o Gerenciamento do Cronograma [Planejamento]
• Definir as Atividades [Planejamento]
• Estimar as Durações das Atividades [Planejamento]
• Sequenciar as Atividades [Planejamento]
• Desenvolver o Cronograma [Planejamento]
• Controlar o Cronograma [Monitoramento e Controle]

Qualidade:

• Planejar o Gerenciamento da Qualidade [Planejamento]
• Gerenciar a Qualidade [Execução]
• Controlar a Qualidade [Monitoramento e Controle]

É claro que outras áreas de conhecimento e processos podem ser consideradas para gerenciar o projeto do chatbot acima, como aplicar os processos de custos e riscos. Este tipo de análise do que usar ou não usar no projeto deve ser feita pela pessoa responsável pela gestão do projeto, como o Gerente de Projetos ou Product Manager.

De qualquer forma, fica evidente que a rica base de conhecimento e processos contida no Guia PMBOK favorece a sua utilização nos mais diversos tipos de projetos — incluindo os de chatbots.

Gostou de saber um pouco mais sobre PMBOK? Leia também sobre Metodologia de gestão para chatbots.