Por que e como fazer um atendimento automatizado na sua empresa

atendimento automatizado

Estamos em constante mudança quando se trata da relação entre empresas e seus clientes — principalmente vivendo em um contexto tão tecnológico e cheio de possibilidades como o atual. Nesse sentido, a necessidade de fazer um atendimento automatizado tem sido cada vez maior, em uma tentativa de otimizar esse contato entre as partes, impactar positivamente a produtividade geral e reduzir os custos da empresa

Mas se você ainda não entende por que e como dar início aos recursos de automatização do atendimento no seu negócio, não tem problema. Aqui, neste artigo, vamos explicar melhor sobre os benefícios dessa estratégia e como colocá-la de fato em prática!

Mas afinal, por que é importante um atendimento automatizado?

Com  o desenvolvimento do mundo digital, vender pela internet tem se tornado um processo cada vez mais comum, independentemente do setor de mercado. E, claro, como consequência disso, foram sendo criadas novas formas de se atender, visando, principalmente, a escalabilidade de uma empresa.

Quando falamos sobre sistemas com automatização em geral, estamos dizendo de um conjunto de estratégias pensadas para tornar os processos de uma empresa mais eficientes. A ideia aqui é que tanto a empresa quanto seus clientes, fornecedores e demais terceiros, consigam encontrar um ambiente mais ágil, confiável e responsivo — ou seja, que a experiência ali seja a melhor possível. 

Isso quer dizer que fazer um atendimento automatizado significa otimizar os processos em que existe contato com seu cliente.

Benefícios

Para tornarmos o cenário mais palpável, alguns benefícios que surgem ao colocar essa estratégia em curso são: 

  • Aumento de produtividade: que a automatização de processos torna a troca de informações mais ágil você já sabe. No entanto, outro ponto importante relacionado a isso é o impacto que a implementação tem no gerenciamento de tempo da sua equipe de vendas. Dizemos isso porque, com um sistema automatizado, seus analistas deixam de ter que se preocupar com operações repetitivas e mecânicas – ou seja, sua empresa passa por um processo de aumento de produtividade em vendas;
  • Cliente certo na hora certa: a automatização do atendimento e vendas, portanto, te ajuda a ter uma visão mais clara e panorâmica do seu negócio, fazendo com que seja mais simples auxiliar e tratar questões dos clientes quando ele realmente precisa (ou até mesmo antes mesmo dele perceber que precisa). Além disso, você passa a poder personalizar as ofertas e impactar o cliente certo na hora certa!; 
  • Redução de custos operacionais: os dois pontos anteriores nos levam à consequente redução de custos operacionais. Isso é possível a partir do uso mais eficiente de seus recursos e da possibilidade de reorganização do tempo de trabalho dos colaboradores, o que significa que, com uma equipe do mesmo tamanho (ou até mesmo reduzida) você consegue alcançar mais e melhores resultados do que antes;
  • Diminuição da ocorrência de erros: ao fazer um atendimento automatizado você também consegue garantir a geração de dados mais ágeis e confiáveis, que, por serem gerenciados por um sistema de máquinas, reduz significativamente a tendência de erros;
  • Aumento na taxa de fidelização: automatizar o atendimento é também uma forma de vender mais. Isso porque, com otimização dos processos, você cria diferenciais e facilita o relacionamento com o cliente – pontos que contam muito na escolha por empresas hoje em dia. Com um serviço automatizado, oferecendo agilidade, segurança e qualidade, você aumenta suas chances de fidelização de clientes.

Além disso, vale lembrar: o mercado está cada vez mais competitivo e os clientes mais exigentes. Com a crescente valorização da experiência do usuário nas relações de compra, estratégias como a de automatizar o atendimento se tornam um ponto importante para conseguir se destacar dentre os demais players. 

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Como colocar isso em prática e aumentar a produtividade da sua empresa

Agora que você já entende os benefícios ligados à estratégia de automatizar o atendimento, é possível realmente traçar um plano para colocá-la em prática na sua empresa! 

A primeira coisa a se fazer é revisitar o que você já sabe sobre o seu público, a fim de compreender quais os melhores canais de vendas para implementar a automação a partir do perfil de quem compra seus produtos.

Importante lembrar que é fundamental considerar seu funil de vendas durante esse processo, pois é a partir dele que você vai conseguir entender o estágio em que o seu consumidor se encontra e, respectivamente, o tipo de comunicação que ele precisa receber para avançar no caminho de vendas. 

Para que esse planejamento seja mais simples, tenha sempre em mente que o que deve ser automatizado são as ações repetitivas de um processo operacional, que não necessariamente precisam de uma intervenção humana para que as informações sejam coletadas, armazenadas e geridas. 

Nesse sentido, alguns canais que exemplificam bem a possibilidade de otimização de comunicação por meio da estratégia de fazer um atendimento automatizado são: 

  • O envio de e-mail, que pode ser personalizado a partir do seu funil de vendas e dos interesses do cliente; 
  • O auxílio por telefone por meio da URA – Unidade de Resposta Audível, que reconhece e gere a informação a partir de comandos de digitação do cliente em seu aparelho de telefone e o direciona para a solução do problema; 
  • O chat presente em seu site, seu número comercial ou em suas páginas de redes sociais, por exemplo, que consegue coletar informações e auxiliar em dúvidas de seus clientes, permitindo inclusive que ele navegue entre diferentes links e páginas da sua empresa. 

Implementação e testes

Depois de definir os melhores canais para implementar as ferramentas e fazer um atendimento automatizado da sua empresa, é hora de testar, acompanhar os resultados e otimizar o que for necessário ao longo do caminho.

Esse é um dos passos mais importante de toda a mecânica da automação, exatamente por não haver uma única fórmula certa: como cada empresa tem suas particularidades de negócio, é preciso moldar a estratégia à sua realidade e suas metas

Por isso, mesmo depois de tirar o plano do papel, é importante continuar coletando dados a respeito dos resultados, mapeando possibilidade e levantando hipóteses para futuros testes ou ajustes  na estratégia. 

E como um chatbot pode ajudar fazer um atendimento automatizado?

O chatbot é um dos maiores aliados da automatização de atendimento. Isso porque essa é uma estratégia que consegue ser, ao mesmo tempo, simples e robusta, agilizando e descomplicando o processo de suporte, tanto internamente, para a sua empresa, quanto para os clientes que a contratam

Para citar alguns diferenciais que tornam o chatbot a ferramenta perfeita para a sua  automatização de vendas, temos o fato da tecnologia poder ser incorporada a diferentes canais (como o chat do seu site, suas redes sociais e o WhatsApp Business), sendo bem versátil dentro do plano que você traçar para a sua empresa. 

Além disso, os bots também têm uma alta capacidade de personalização e conseguem dialogar com facilidade entre diferentes interfaces, dando a possibilidade de criar uma comunicação interligada e completa com seu consumidor. 

Além disso, essa é uma ferramenta que consegue suprir o contato com o cliente a qualquer hora do dia, funcionando ininterruptamente — mais um ponto que melhora sua competitividade e relevância no mercado. 

A verdade é que fazer um atendimento automatizado já se tornou peça fundamental na estratégia de quem deseja ter um negócio digital escalável e com boa qualidade. Aproveite a visita e confira os benefícios do atendimento multicanal!

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