Pensando como reduzir custos utilizando ferramentas tecnológicas? Veja como chatbots podem auxiliar!
Carlos Paranhos
10 minutos
Atualmente, um dos maiores focos das empresas é reduzir custos sem prejudicar o seu produto/serviço final. Neste artigo, veja como algumas ferramentas podem auxiliar — principalmente chatbots!
Donos de empresas e pessoas empreendedoras sabem que tão importante quanto buscar maneiras de aumentar o faturamento de seu negócio é tentar equilibrar suas receitas e despesas.
Para isso, é essencial desenvolver uma estratégia que garanta o aumento dos lucros e a redução de custos do negócio.
O que algumas pessoas não sabem é que existem diversas ferramentas muito úteis nessa missão. Entenda como chatbot é protagonista!
Elas são capazes de reduzir custos com outros aplicativos, com armazenamento de informações, com manutenção de equipamentos e até mesmo com despesas de equipe.
Neste artigo, vamos te apresentar ferramentas capazes de te ajudar a cortar gastos da sua empresa. Confira!
Por que as empresas precisam apostar na redução de custos?
É muito comum que as pessoas façam a associação do sucesso de um negócio diretamente com a quantidade de receita.
Assim, quanto maiores as vendas de produtos e a satisfação dos clientes, mais bem-sucedida essa empresa é, correto? Errado.
O crescimento de uma empresa deve levar em consideração, além de sua receita, também seus custos. Se suas despesas ultrapassarem, ou mesmo se aproximarem, do total de receitas, a empresa não terá lucros e, consequentemente, não conseguirá crescer.
Por isso, é tão importante apostar na redução de custos, para fazer com que os lucros se sobressaiam em comparação aos gastos e garantir o crescimento do negócio.
O primeiro passo para alcançar esse feito é apostar em uma gestão atenta para entender, na realidade, quais são todos os custos da sua empresa e fazer a redução com responsabilidade.
Afinal, fazer cortes que não terão impacto ou mudanças que possam comprometer a qualidade de seus produtos e serviços podem acabar tendo o efeito contrário e resultando em prejuízos para o negócio.
Por essa razão, antes de reduzir qualquer custo da sua empresa, é importante se questionar se você realmente conhece todos eles e o impacto de cada um no seu negócio; quais as possíveis consequências negativas e positivas desses cortes; e se essa redução vai impactar algum setor da empresa diretamente e em que proporção.
Como o conceito de escalabilidade pode ser aplicado?
Agora você pode estar se perguntando como, de fato, começar a reduzir custos, certo? Um conceito que pode te ajudar a tangibilizar essa ideia um pouco melhor é o de escalabilidade.
Tornar seu negócio escalável é encontrar soluções que fazem o faturamento de uma empresa aumentar sem necessariamente aumentarem seus gastos. Ou seja, os lucros aumentam, mas as despesas se mantêm as mesmas.
Uma prática muito conhecida de escalabilidade é o sistema de franqueamento.
Nele, a empresa franqueada consegue expandir vendas, número de clientes e lucros, enquanto seus custos não aumentam na mesma proporção, visto que as despesas com montagem e manutenção ficam por conta do franqueado.
Existem muitas outras formas de aplicar o conceito de escalabilidade a um negócio, basta que a seguinte premissa sempre seja respeitada: aumentar os faturamentos sem aumentar expressivamente os custos.
Quais são as melhores ferramentas para reduzir custos?
Outra maneira muito utilizada de reduzir custos de uma empresa é apostar na automatização de algumas tarefas por meio de ferramentas.
Além de otimizar o tempo de inúmeras tarefas e ajudar a reduzir despesas com equipe, por exemplo, elas também costumam apresentar um alto ROI – retorno sobre investimento.
Isso porque o lucro e a redução de custos obtidos por meio de sua implementação acabam sendo superiores ao investimento inicial feito para implementá-las. Conheça agora 5 ferramentas que podem te ajudar a cortar despesas na sua empresa:
1 – Chatbot
Uma das melhores ferramentas para automatizar processos, o chatbot tem se tornado uma solução cada vez mais popular para empresas que desejam reduzir custos, principalmente por ser uma ferramenta versátil que pode ser usada em diversos setores do negócio.
Com isso, é possível aperfeiçoar os conhecimentos constantemente e melhorar o relacionamento com os clientes, já que o chatbot consegue aprender a partir de cada conversa que desenvolve, melhorando a experiência do usuário e aumentando os lucros da empresa.
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Quando o chatbot é implementado no atendimento ao cliente, ele otimiza os processos ao atender inúmeras pessoas ao mesmo tempo.
Além disso, o robô consegue ficar online 24 horas por dia, todos os dias da semana, o que gera o benefício do atendimento constante aos usuários e pode liberar algumas pessoas da equipe para se ocuparem com atividades mais estratégicas e que trarão ainda mais lucro para o negócio.
2 – Sistema ERP online
Esse é um ótimo software para quem pretende reduzir gastos com manutenções e aparelhos de armazenamento.
Por um preço muito baixo, é possível investir em um sistema ERP Online e armazenar tudo o que você precisa em um só lugar, gerando economia e maior organização para as informações do seu negócio.
Dentre as vantagens dessa ferramenta, estão a integração de todas as informações relevantes da empresa em um só lugar, a criação de inúmeros tipos de relatórios, a emissão de notas de forma rápida, a redução de custos com papel e impressão, além de várias outras funcionalidades.
3 – Sistema de controle de vendas
Essa é uma ótima solução para quem deseja organizar os processos relativos às vendas de forma eficiente e organizada.
Um sistema de controle de vendas oferece agilidade no cadastramento de produtos, serviços, fichas de clientes, vendas e quaisquer outras informações relativas e relevantes ao processo.
A ferramenta também oferece a funcionalidade de gerar relatórios completos e eficientes de forma rápida. Isso, além de oferecer praticidade, também otimiza o tempo da sua equipe, que não precisa gastar horas fazendo relatórios manualmente.
E, por falar em equipe, por se tratar de uma ferramenta que concentra todo o controle de vendas em um só lugar, não se faz necessário uma equipe inteira debruçada sobre essa atividade, proporcionando, assim, a redução de custos de contratação de pessoas.
4 – Softwares de gestão
Assim como os sistemas de controle de vendas, utilizar softwares de gestão é ótimo para quem busca concentrar todas as atividades de determinado processo em um só lugar e ainda cortar gastos com isso.
Com essa ferramenta, é possível centralizar e automatizar etapas importantes em um único software, resultando na diminuição do tempo das tarefas, na desburocratização dos processos e na redução de custos com a equipe, que pode ser menor e mais focada em atividades mais estratégicas.
Um software que faça a gestão de pessoas de uma empresa, por exemplo, é capaz de reunir em um único lugar e de forma automatizada atividades que antes tomavam muitas horas de trabalho de sua equipe, como a solicitação de férias, acesso à folha de pagamento, confirmação de registros de ponto e muitas outras funcionalidades.
5 – Google Drive
O Google Drive é uma ótima ferramenta para quem quer reduzir custos e também trabalhar com maior organização e segurança.
O serviço de armazenamento do Google permite que todas as equipes da sua empresa trabalhem de forma online e integrada, com a possibilidade de hierarquização de informações e compartilhamento seguro de documentos.
Para as empresas, o Google Drive oferece acesso aos dados salvos com facilidade e ótima interface, tanto na versão desktop quanto no mobile.
Para aprofundar, como chatbots podem auxiliar?
Além de otimizar e diminuir os custos com atendimento, o chatbot é uma ferramenta capaz de ajudar a reduzir custos em diversas áreas da sua empresa.
A automatização e a inteligência artificial fazem do chatbot uma ferramenta com um índice muito pequeno de erros. Isso ajuda na redução de custos com retrabalhos e na realização de tarefas automáticas em grande escala, como envio de cobranças, nas quais não podem haver erros.
Por fim, essas ferramentas rodam em sistemas multicanais, o que significa que ele funciona integrado a diversas plataformas, como WhatsApp, Facebook Messenger, Twitter e várias outras. Essa integração, além de facilidade, também proporciona redução de gastos com outros aplicativos, já que o mesmo chatbot roda em vários canais diferentes, integralizando todos eles.
Como mensurar a redução de custos?
Por fim, uma etapa muito importante do processo de redução de custos é a mensuração. Afinal, se você não medir o quanto sua empresa está conseguindo cortar, não conseguirá dizer com certeza se a estratégia escolhida para tal está surtindo os efeitos desejados.
Por isso, é muito importante estar atento à performance das ferramentas escolhidas e aos resultados obtidos ao final do período determinado. Confira abaixo algumas dicas para mensurar o corte de gastos da sua empresa.
1 – Mapeie os gastos da empresa
O primeiro passo do processo de redução de custos deve ser o entendimento aprofundado sobre todos os gastos que a sua empresa tem.
Somente a partir desse conhecimento será possível ter uma visão ampla da situação atual da empresa e decidir de forma precisa quais gastos cortar: quais deles trarão mais benefícios se reduzidos, quais devem ser cortados, quais devem ser mantidos.
Para isso, é necessário que sua empresa faça um mapeamento detalhado de todos os seus gastos, desde os mais elevados e significativos até os mais baratos, incluindo tanto custos fixos, como aluguel, contas de consumo e armazenamento físico de informações, até custos variáveis, como brindes e presentes aos colaboradores no final do ano.
2 – Defina indicadores de desempenho
Com o mapeamento feito e a decisão de redução tomada, o próximo passo é estipular os famosos KPIs.
Antes de contratar alguma ferramenta ou implementar algum novo processo é necessário estipular indicadores de desempenho para essa iniciativa, ou seja, uma meta mensurável para cada ação.
São esses indicadores que vão te mostrar, com base em dados, se a sua redução de custos está gerando o resultado esperado, ou se você deve mudar a estratégia para performar melhor.
3 – Peça feedbacks dos colaboradores
Seus colaboradores são uma ótima fonte para entender o que está e o que não está funcionando no seu plano de reduzir custos.
Como eles estão em contato direto com as ferramentas e processos no dia a dia, podem oferecer um ponto de vista diferente e mais realista sobre o desempenho da estratégia de redução de gastos. Por isso, peça feedbacks dos seus colaboradores.
Conclusão
Reduzir custos não é uma tarefa fácil, mas não precisa ser um bicho de sete cabeças. Com planejamento e com o auxílio das ferramentas certas, seu negócio estará apto a potencializar o faturamento e reduzir os gastos desnecessários, aumentando, assim, os lucros e o sucesso da empresa.
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