6 dicas para deixar a operação de caixa do seu negócio mais eficiente [veja como chatbots podem auxiliar!]

Operação de caixa

Acompanhe o nosso guia e entenda como você pode começar a implementar a operação de caixa da sua empresa!

O uso de um sistema de gestão (ERP) para centralizar dados e informações tem ganhado relevância e destaque em diversos setores do mercado.

Isso, por ser uma das maneiras mais comuns de melhorar a qualidade dos serviços prestados ao consumidor, agilizar tarefas e facilitar a administração de empresas. 

No varejo, por exemplo, nada adianta ter uma excelente equipe de vendas se a sua operação de caixa não funciona de forma adequada.

Um fator muito importante para competir com a concorrência de mercado, é entender as necessidades, desejos e objetivos do seu público, garantindo um atendimento de qualidade diferenciado.

Agora você pode estar pensando: “Poxa, mas isso não é uma tarefa fácil…” E de fato não é! Mas existem algumas dicas que podem simplificar esse processo e te ajudar nesta implementação.

Pensando nisso, montamos um guia com 6 dicas de como garantir a eficiência da operação de caixa do seu negócio, confira!

1. Estabeleça normas para organização

Falando de varejo, dicas de boas práticas para organização seria manter com regularidade os equipamentos e o ambiente de trabalho sempre limpo, e instituir um padrão de atendimento

Além disso, estabelecer horários para intervalo dando preferência para os períodos com menor fluxo de clientes, também é uma boa pedida.

2. Faça um checklist antes de começar o serviço

Isso pode até parecer bobeira, mas a checagem das condições de trabalho antes do início das atividades pode evitar muita dor de cabeça no decorrer do dia. São procedimentos básicos, mas que fazem toda a diferença.

Exemplos práticos gerais seriam: 

  • testar o sistema e as máquinas para pagamento em cartão de crédito e débito;
  • verificar a existência de troco e se existe alguma pendência que pode atrapalhar o serviço;

Operação de Caixa

3. Faça a emissão correta dos documentos fiscais

Quando falamos em operação de caixa, há uma série de questões burocráticas que merecem atenção.

Uma delas é a emissão correta de notas fiscais. Vale ressaltar que, de regra geral, todas as empresas que comercializam mercadorias ou prestam serviço, devem obrigatoriamente emitir nota fiscal. 

E, caso descumpra essa determinação legal, estará sujeita a penalizações e multas, e o pior, esse é fator que gera desgastes e afeta a marca da empresa.

Curiosidade: A lei diz que as notas fiscais devem ser guardadas por no mínimo 5 anos, sendo facultado ao Fisco fazer fiscalizações e cobrar esses documentos dentro desse prazo.

Portanto, não deixe de cumprir a legislação local, esse é um dos pressupostos básicos que carregam a transparência da sua organização.

Além do mais, esse tipo de conduta acaba gerando algumas vantagens, como a transmissão de maior credibilidade para o cliente e o fortalecimento da confiança dos fornecedores, por exemplo.

Sendo assim, é preciso ficar ligado às regras para permanecer livre de multas e penalizações, e, dessa forma, estar sempre presente no topo da competição!

Atenção! Vale dizer que não emitir nota equivale à sonegação fiscal, uma vez que o intuito da nota é exatamente o de documentar uma transação, possibilitando o recolhimento de impostos.

Neste sentido, de modo a otimizar tempo e ficar livre das burocracias de emissão de todo tipo de notas fiscal, uma boa dica é utilizar um emissor eficiente de notas, assim, você poderá contornar muitos problemas e ainda ter tempo para focar no seu core business

4. Utilize chatbots

Um bom exemplo para exemplificar o que é um chatbot é trazer a referência do Siri — da Apple. Trata-se de um programa capaz de interagir com as pessoas e ainda tomar várias ações, como fazer ligações, pesquisar algo na internet e até contar uma piada, acredita?

A Siri, portanto, é um chatbot. Ou seja, um programa desenvolvido para simular uma conversa humana e até tomar algumas ações pré-estipuladas.

Mas como isso pode ser usado dentro de uma empresa? Bom, na verdade, esse chatbot pode ser implementado para diversas situações, mas o ponto principal é garantir um suporte ao cliente que esteja disponível a todo momento!

Assim, se você mapear bem as perguntas frequentes que as pessoas costumam fazer em seu site, não será um problema conseguir prestar socorro a qualquer hora do dia. 

Ah, e com isso, você consegue automatizar tarefas repetitivas e melhorar o relacionamento com o seu público.

A verdade é que quando você entende como são as pessoas/clientes, o que preferem, como se comportam diante do seu produto/serviço, você é capaz de oferecer uma experiência incrível e aumentar a satisfação em relação a sua marca.

5. Organize o seu estoque

A gestão de estoque é fundamental para que o seu caixa funcione de forma adequada.

Ao se atentar para a reposição de mercadorias e ter um controle direto das vendas e eventuais perdas de produtos, você já sai à frente da concorrência.

Portanto, tente garantir a menor quantidade de erros nesse quesito, tendo sempre mercadorias suficientes para a demanda dos clientes. 

E, como estoque e operação de caixa precisam caminhar sempre juntos, a implantação de softwares de gestão integrados pode ser uma excelente opção.

6. Invista em um bom software

Por fim, mas não menos importante, está a utilização de sistemas para gerenciamento de operações de caixa, que auxilia a todos os setores da empresa, aplicando maior agilidade aos processos.

Como falamos logo no início do texto, este é o caso dos chamados sistemas de gestão integrados — ou, simplesmente, ERPs —, que garantem a automação das atividades de todos os setores  da empresa.

Esta é uma forma eficaz para poupar tempo com essas questões operacionais, permitindo que você foque em questões mais estratégicas. 

O uso de um ERP reduz, ainda, os índices de falhas e aumenta a qualidade dos processos, garantindo maior eficácia operacional. 

Enfim, a operação de caixa é uma excelente oportunidade de aproximar o seu cliente da empresa. 

Entretanto, como vimos durante o texto, existem cuidados que devem ser adotados para assegurar a satisfação do cliente e garantir bons resultados para o negócio. 

E aí, curtiu o nosso conteúdo sobre operação de caixa? Aproveite e confira também: WhatsApp para pequenas empresas: como utilizá-lo na comunicação e gestão?

Post escrito em parceria com o Blog eNotas.

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