Como clínicas médicas e hospitais podem realizar o agendamento de consultas online?

agendamento de consultas online

Que o agendamento de consultas online é um processo que tem se tornado cada vez mais comum em clínicas e hospitais você já deve ter percebido. Mas você já parou para pensar quais os motivos por trás dessa modernização, seus benefícios e desafios?

Com os processos que envolvem a medicina se tornando cada vez mais automatizados pela tecnologia, os pacientes são constantemente apresentados a formas mais inovadoras de interagir com os profissionais da área da saúde

Por mais simples que pareça ser, o próprio agendamento de consultas online, por exemplo, tem se mostrado como uma ferramenta super vantajosa e valiosa, tanto para quem quer marcar, quanto para quem tem que administrar consultas. Por isso, esse processo tem se fortalecido e expandido nos hospitais e clínicas do Brasil

O sucesso do agendamento de consultas online 

Pode parecer uma mudança quase boba, mas a verdade é que o movimento de criar e expandir o uso do agendamento de consultas online para clínicas e hospitais tem ajudado a tornar o processo muito mais eficiente e satisfatório para as partes envolvidas. 

Se você ainda não consegue apontar os motivos que estão por trás do grande sucesso de ferramentas que permitem esse tipo de agendamento, não precisa se preocupar – vamos te mostrar o que tem tornado este um grande fenômeno na área da saúde. 

1. “Falar no telefone, eu?!” 

Talvez este não seja o seu caso, mas a verdade é que, principalmente com a chegada e popularização da mensagem de texto (e seus diversos canais), muita gente passou a ter uma pequena aversão na comunicação por ligações. 

É claro que isso não quer dizer que as pessoas passaram a se recusar a fazer ligações, mas esse hábito e preferência maior às mensagens fez com que serviços com o autoatendimento online ganhassem um maior valor competitivo e se destacassem dentre os demais. 

Dessa forma, clínicas e hospitais que apostam no agendamento de consultas online passam a ter um diferencial que ajuda na hora de atrair e fidelizar pacientes

2. Agendamento a qualquer hora e lugar 

Quantas vezes você já precisou de uma consulta médica mas, na correria do dia a dia, acabou deixando para “daqui a pouco”? Nestes casos, é bem provável que, quando você teve um tempinho de pausa e se lembrou de ligar para o consultório, se deparou com situações como a ausência da pessoa responsável pela marcação ou até mesmo com o fim do horário de funcionamento da clínica. 

Essas situações desagradáveis nos levam a outro grande benefício do agendamento de consultas online: a possibilidade dos pacientes realizarem as marcações num regime 24/7

Com o sistema de agendamento funcionando ininterruptamente, fica muito mais fácil para marcar consultas a qualquer hora, dia e de qualquer lugar. Bastam alguns poucos cliques no celular ou no computador. 

3. Self-service de consultas 

“Tem mais cedo? E mais tarde? Como está a próxima semana?”… Outro ponto desagradável na hora de ligar para fazer uma marcação é não conseguir ter uma noção dos dias e horários disponíveis. 

Ao contrário de ter que depender da pessoa do outro lado da linha para achar o horário perfeito para você, o agendamento online te dá a possibilidade de uma espécie de self-service na hora de marcar sua próxima visita ao médico. 

Com acesso a todos os horários e dias em poucos cliques, você consegue analisar tudo com mais facilidade e escolher o que melhor se encaixa na sua rotina

Essa autonomia é algo que tem atraído cada vez mais as pessoas à ideia do agendamento de consultas online. 

4. Fica mais fácil se lembrar 

Outra questão impactada é a taxa de não comparecimento de pacientes, que tende a cair. Essa diminuição acontece pois é possível automatizar lembretes das consultas por meio de mensagens ou e-mail, por exemplo. Notificando o paciente de tempos em tempos, a instituição médica faz com que seja mais difícil esquecer qual o dia e horário marcados

Essa funcionalidade, inclusive, é um ganho também para a própria clínica! Sem a necessidade de ficar ligando para lembrar os pacientes de suas consultas, é possível utilizar o tempo de trabalho de forma mais estratégica, em pontos que demandam uma atenção maior. 

5. Mais facilidade na hora de remarcar ou cancelar a sua consulta

Da mesma forma que o paciente tem mais autonomia na hora de marcar um horário, ele também consegue alterar ou desmarcar a hora da consulta com a mesma facilidade por meio do sistema online.  

6. Feedback é sempre uma boa pedida! 

Já pensou como seria ter um canal de feedback direto ao médico? Isso se torna possível por meio do uso de sistemas de agendamento de consultas online. 

Com a implementação dessa tecnologia de automatização, o profissional tem a possibilidade de enviar aos pacientes um questionário de feedback após a consulta. Isso é uma forma interessante de colher impressões a respeito do seu atendimento para melhorar sempre! 

Como uma clínica pode implementar o agendamento de consultas online 

Agora que já entendemos um pouco mais sobre os benefícios de se investir em um sistema de agendamento de consultas online, é preciso entender como é possível tornar essa implementação real. 

A verdade é que existem diversas formas de dar início a uma estratégia de marcação com o uso de internet. Algumas, inclusive, nem estão nas mãos da instituição médica. Vamos passar pelas mais populares agora!

Uso de WhatsApp na secretaria do hospital

Um dos modos mais óbvios, talvez, seja disponibilizar um WhatsApp para a clínica ou hospital. No entanto, essa estratégia pode complicar ainda mais o sistema de agendamento. Tudo porque mais um canal de comunicação com pacientes precisará ser administrado por alguém da equipe da secretaria.

Isto é: sem automatização, este se tornaria apenas um trabalho dobrado para os responsáveis por marcar os horários na agenda, inclusive assemelhando-se aos problemas do telefone. Seriam repetidos problemas como a necessidade do paciente de conseguir informações sobre as datas e horários disponíveis. Lembra aquela história do paciente conseguir mais autonomia? Aqui, isso deixa de ser uma possibilidade. 

Site do plano de saúde 

Outro modelo de agendamento de consultas online que tem se popularizado é o disponível no próprio site dos planos de saúde. Porém, além de não ser todos os planos que apresentam essa funcionalidade, nessa situação a instituição médica passa a ficar à mercê do plano, perdendo sua autonomia dentro do processo de agendamento. 

Em outras palavras: o modelo da marcação online não é feita exclusivamente pela e para a clínica ou hospital. Por isso, pode ser limitado em relação à personalização e adequação às demandas e realidades daquela instituição de saúde. 

Site da própria instituição médica

Aqui  as coisas começam a ficar um pouco melhores para as clínicas médicas em termos de autossuficiência e otimização no processo de marcação. Uma vez que o sistema de agendamento de consultas online vai ser desenhado para aquela instituição específica, é possível criar a interface que se adequa às necessidades da clínica

Chatbots

A opção mais completa e autônoma no universo de agendamento de consultas online é a implementação de chatbots!

Isso pode ser afirmado por conta de suas funcionalidades, que, mais robustas, conseguem atacar a grande maioria dos problemas (se não todos) relacionados ao atendimento para marcações de consultas e exames por telefone.

Com o uso da Inteligência artificial, você consegue melhorar a experiência do usuário com aquele sistema, criar respostas mais personalizadas e programar o robô em diversos canais (como até mesmo a página do Facebook da clínica ou hospital). 

Além disso, o sistema deixa de precisar da supervisão e revisão por pessoas da equipe. De forma completamente automatizada, consegue gerir as informações e dados de cada paciente com facilidade e rapidez.

Muito mais dinâmico e simples, o uso de chatbot nas instituições de medicina tende a crescer cada vez mais!

Take.Case: como o Hospital Madre Teresa tem se destacado no cenário nacional 

Para tornar tudo mais palpável, vamos compartilhar agora um dos maiores cases de sucesso de agendamento de consultas online nacional: o chatbot que o Hospital Madre Teresa, em Belo Horizonte, criou junto com a Take! 

Exatamente com o objetivo de desenvolver e aperfeiçoar seu sistema de agendamento, remarcação e cancelamento de consultas e exames, o hospital percebeu o valor de um chatbot na sua rotina e diálogo com os pacientes. 

Com isso em mente, foi desenvolvido um assistente virtual que age no site e na página de Facebook do Madre Teresa, apresentando as seguintes funcionalidades automatizadas: 

  • Cadastro dos dados do paciente nos registros do hospital;
  • Pesquisa, agendamento, remarcação e cancelamento de consulta a partir de data, horário e médico;
  • Lembrete da consulta (por SMS ou push notification);
  • Pesquisa de satisfação. 

Como resposta ao sistema de agendamento online do hospital, o chatbot recebeu um feedback positivo de 80% dos pacientes e o reconhecimento de inovação na área da saúde pela Associação Nacional de Hospitais Privados (ANAHP). 

bot madre teresa
Visualização do chatbot no site do HMT

Exatamente por conta de tantas vantagens, os sistemas de agendamento de consultas online são uma realidade crescente dentro do universo de instituições médicas. Tornando-se uma ferramenta estratégica e valiosa, tanto para o paciente, quanto para equipes da área de saúde, essa automatização promete se tornar um fenômeno ainda maior nos próximos anos! 

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