Por trás da organização do Bots4U (saiba por que você pôde beber água durante o evento)

organização de eventos bots4u 2019 capa post

Organizar o maior evento de contatos inteligentes do Brasil não é tarefa fácil. Ainda mais para 1000 pessoas! Saiba o que rolou nos bastidores e aprenda mais sobre organização de eventos com a Nath.
 
Eu sou a Nathalia, analista de Eventos da Take, e se você foi ao Bots4U 2019 você me conheceu — afinal, tive dois minutinhos de fama ao subir ao palco de lançar a data do evento do ano que vem (20/05/2020, guarda na agenda aí). Se você não foi, mas quer saber um pouco da loucura que é organizar um negócio desse tamanho, continua por aqui que vou te contar a saga!
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Tudo começou… há um tempo atrás, na ilha do sol!

Mentira! Mas foi há muito tempo mesmo, quando entrei para o time da Take, em abril de 2017, com o objetivo de trabalhar com Marketing Digital.
Eu sempre gostei muito de Eventos e já trazia certa experiência nessa área, mas a vaga que abriu foi de Digital, então embarquei! Ainda em 2017, contribuí com meu primeiro grande evento na Take e vimos que aquilo ali dava muito resultado. Decidimos investir e, aos pouquinhos, fui migrando de áerea (uhuuuuu!) para assumir essa parte.
Em 2018, levamos o evento para São Paulo e esgotamos a capacidade do auditório do Cubo, com 401 pessoas presentes. Foi muito legal! Mas já era a hora de pensar além.

Em busca do lugar perfeito

Assim, no fim do ano, comecei a busca por lugares para a realização da edição de 2019. Depois de muita pesquisa, indicações e conversas, marquei uma ida a São Paulo para visitar esses lugares. Um deles, o Teatro Santander, havia sido cortado da lista. Afinal, “era demais”, não é mesmo?
Na noite anterior, liguei e pedi para remarcar a visita. Eu já estaria lá, o que custava conhecer para uma próxima oportunidade?
Visitei vários lugares, deixando o Teatro por último. Ao pisar lá, eu tive a certeza. “É aqui!”. “Lindo e imponente”, foi como o descrevi para o Vinicius, meu gerente, em um longo e-mail escrito às 22h explicando porque o evento deveria acontecer lá, e quais seriam as estratégias para bancar o custo.
Eu sabia que era uma mudança de patamar muito grande em público (1000 pessoas!), investimento e riscos. Mas, eu tinha que defender minha ideia — e com urgência, já que estava saindo de férias no dia seguinte, com uma viagem marcada há meses. As meninas da agência Doppio, que me auxiliam na organização do evento, dizem que, com aquela argumentação, se eu trabalhasse no Comercial do Teatro, não haveria uma data ociosa na casa. 😛
Depois de muita negociação e estudos, a Take embarcou na escolha comigo! Eu tinha dado o primeiro passo, agora era a hora de colocar pra quebrar!

Alegria! E agora? Mão na massa!

Na Take, trabalhamos com muita autonomia e extrema confiança. Tenho liberdade para tomar decisões, definir estratégias e processos — trazendo todo o embasamento necessário para isso, é claro.
Na prática, isso significava que eu tinha que definir desde a precificação dos ingressos até o que seria servido no coffee break. Era muito trabalho a fazer!
As pessoas olham para aquele evento prontinho, correndo super bem, e pensam: “Que legal que alguém pensou nisso”, mas nem imaginam tudo que vem por trás.

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Tudo feito pra que essa galera toda aproveite ao máximo!
Desde negociar uma montagem na madrugada anterior ao evento para evitar mais uma diária de locação, a buscar uma lei a respeito do fornecimento de água em lugares públicos, para peitar um buffet que tentava forçar a inclusão de copinhos milionários de água. 

Os desafios da organização de eventos como o Bots4U

Eu vinha de uma edição anterior feita em um prédio em construção. Nada poderia ser tão difícil quanto aquilo. Mas, claro, não importa o quanto você estude o terreno, novos problemas irão surgir — problemas que eu precisava resolver.
Assim, como eu banquei a escolha do Teatro, eu tinha que fazer de tudo para prever todos os problemas, solucionar todas as questões e conseguir a melhor negociação com todos os fornecedores. O planejamento de um evento desse porte envolve a necessidade de você saber antecipadamente quais são os gargalos e pontos críticos que irá enfrentar.
Porém, não importa o quanto seu sistema pareça infalível, falhas vão aparecer e vai ser preciso jogo de cintura para contorná-las.
O Junior, meu namorado, costumava falar comigo toda sexta-feira, entre uma cerveja e outra, enquanto eu discorria sem parar nem pra respirar sobre todos os acontecimentos da semana e dificuldades: “Quando acontecer de novo, foca na solução e não no problema”. Era nisso que eu pensava toda vez que algo ameaçava sair da minha zona de controle, e isso tem sido essencial para a construção da profissional que venho me tornando (declaração pública vale em dobro, hein? <3)
Falando em controle, como citei, eu tive durante todo o processo o apoio de uma agência, a Doppio, que me auxilia nos trâmites com os fornecedores, projeto, montagem, etc. Elas foram essenciais no sucesso de tudo (e aturavam meu centralismo sem brigar, enquanto eu montava listas, planilhas e e-mails para manter tudo sob as minhas asas).
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Cuidado com os detalhes para criar uma experiência inesquecível

Dizem que o inimigo mora nos detalhes. E o sucesso do seu evento pode morar lá também. Todos os dias, eu me perguntava o que ia fazer para que as pessoas que fossem ao evento se sentissem especiais. O que dar de toque de atenção e cuidado em cada passo. Desde os detalhes da comunicação visual, da posição de cada coisa, da preocupação em evitar filas, e até na decoração.
Quem foi ao evento, viu que montamos um estande para o BLiP com o tema de “Animais Fantásticos e onde habitam”. O “Fantastic Bots and where to find them” ficava bem na entrada, com uma maleta (que procurei feito doida até achar) cheia de pelúcios Blippinhos fujões. Quem não viu o filme, pode não ter entendido. Mas, quem pegou a referência, eu aposto que deu um sorrisinho na hora!
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De última hora, também tive a ideia de fazer uma ação com a Bacio de Latte. O trabalho que daria seria gigante, o prazo era curto, mas… Fala sério, qual foi a última vez que você tomou um gelato delicioso grátis? Os participantes do evento tiveram essa moleza.
Foi um dia incrível. O trabalho de todos foi executado com perfeição, e tenho muito a agradecer a todo o meu time, que tornou possível essa realização. Foi muito legal liderar a condução desse evento, e ver o empenho de cada um me mostra o significado da palavra motivação.


Dia desses li uma frase no Instagram, dessas que o pessoal coloca em fundos e fontes bonitas, que dizia:

“Trabalhe até seus sonhos inspirarem outras pessoas”.

É com esse sentimento que tenho dormido desde dia 26/06. Com um gostinho bom de gratidão e orgulho.
E eu sei que pra história da Take também foi um marco. Lidar com a expectativa e a cobrança de tanta gente te impõe um novo patamar de crescimento pessoal e autoavaliação. Eu quero mais! E sei que nossos passos serão ainda maiores e iremos ainda mais longe, juntos!
Obrigada pela oportunidade, Take!

Leia mais:

Bots4U 2019: o que rolou no maior evento de chatbots e contatos inteligentes do Brasil

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